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1. INTRODUCTION
Inoria inc. (« Inoria », « nos », « nous » ou « notre ») est une entreprise canadienne située au 1255 Phillips Square, bureau 307, Montréal, Québec, H3B 3G1 qui offre à l’industrie des centres de contact des services et des solutions personnalisés et centrés sur l’humain.
Le respect de votre vie privée et la protection de vos renseignements personnels sont très importants pour nous. De ce fait, nous avons mis en place la présente Politique qui encadre la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels qu’ils aient été recueillis par un moyen technologique ou non. La présente Politique décrit également la manière dont nous protégeons les renseignements personnels ainsi que le processus établi pour traiter les plaintes.
2. APPLICATION ET DÉFINITIONS
La présente Politique s’applique à Inoria, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services au bénéfice d’Inoria.
Elle couvre les renseignements personnels des clients (potentiels, actuels ou passés), des postulants pour un emploi, des employés (actuels ou passés) ou toutes autres personnes incluant les visiteurs du site Internet se trouvant au www.inoria.com (le « Site ») ou les utilisateurs de nos applications (les « Applications »).
Aux fins des présentes et tel que défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »), un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. À titre d’exemple, il pourrait s’agir du nom et prénom, de l’adresse postale, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du sexe, des renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, des renseignements relatifs à l’utilisation de notre Site ou nos Applications incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins (les «cookies») et toute autre information personnelle que vous considérez utile de nous fournir (les « Renseignements personnels »). Ne sont pas considérés comme des Renseignements personnels les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ni le renseignement personnel ayant un caractère public.
EN FOURNISSANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À INORIA OU À SES FOURNISSEURS, PAR L’INTERMÉDIAIRE DE NOTRE SITE OU APPLICATIONS, PAR TÉLÉPHONE, PAR COURRIEL, EN PERSONNE OU PAR TOUT AUTRE MOYEN, VOUS CONSENTEZ À CE QUE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SOIENT COLLECTÉS, UTILISÉS, COMMUNIQUÉS, CONSERVÉS ET DÉTRUITS COMME PRÉVU DANS LA PRÉSENTE POLITIQUE.
3. CONSENTEMENT, COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION
Règle générale, Inoria obtiendra directement les Renseignements personnels auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve d’exceptions prévues à la Loi. Les Renseignements personnels ne seront utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis à moins d’obtenir votre consentement.
Si vous y consentez ou lorsque permis par la Loi, Inoria pourra également recueillir des Renseignements personnels auprès de tiers.
Inoria ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera les Renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’elle ne soit autorisée ou obligée de le faire en vertu de la Loi.
À noter que vous avez le droit de refuser de nous communiquer des Renseignements personnels. Vous avez également le droit, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales et contractuelles applicables, de retirer votre consentement concernant l’utilisation des Renseignements personnels déjà collectés en communiquant avec notre responsable de la protection des Renseignements personnels aux coordonnées figurant à la section 15. Le refus de communiquer des renseignements ou le retrait de votre consentement pourraient nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir nos services ou de l’information sur ceux-ci.
IMPORTANT : Si vous nous fournissez des Renseignements personnels concernant d’autres personnes, vous déclarez que vous avez le pouvoir de le faire et, le cas échéant, que vous avez obtenu le consentement nécessaire, et vous reconnaissez que ces informations peuvent être utilisées conformément à la présente Politique.
Sans limiter la portée de ce qui suit, Inoria collectera et utilisera les Renseignements personnels aux fins déterminées au moment où l’information est recueillie sous réserve du respect de la Loi. La collecte sera limitée à l’information qui est nécessaire aux fins déterminées.
Vous trouverez ci-dessous, une liste non exhaustive des informations qu’Inoria peut collecter. À l’exception des Renseignements personnels des employés, des postulants pour un emploi, de certains clients et de ceux pouvant être collectés lors de votre utilisation de notre Site, les renseignements collectés et gérés par Inoria sont des renseignements de nature professionnelle.
Lorsque vous naviguez sur notre Site ou interagissez avec nous par le biais de courriers électroniques, nous pouvons recueillir des informations vous concernant lesquelles sont décrites ci-dessous, dont certaines sont collectées automatiquement :
Ces informations sont collectées afin de nous aider à en savoir plus sur vos besoins, préférences et interactions avec notre Site et les Applications et les services qui y sont offerts, réaliser des statistiques, des études de marché et de performance pour nous aider à évaluer notre Site, nos Applications et nos services, mesurer notre performance et améliorer les expériences et services que nous offrons. Elles ne sont pas associées à une personne précise, tant que vous n’avez pas demandé un produit ou un service ou n’avez pas volontairement fourni des Renseignements personnels.
Le Site peut héberger divers blogues, forums et autres applications ou services de médias sociaux qui vous permettent de communiquer du contenu à d’autres utilisateurs (collectivement les « applications de médias sociaux »). Tous les Renseignements personnels et autres informations que vous divulguez en utilisant une application de médias sociaux peuvent être lus, recueillis et utilisés par d’autres utilisateurs de cette application de médias sociaux sur laquelle nous peu ou pas de contrôle. Par conséquent, nous ne sommes pas responsables de l’utilisation, de l’utilisation abusive ou de l’appropriation illicite par un autre utilisateur de Renseignements personnels ou de toute autre information que vous divulguez en utilisant une application de médias sociaux.
Lorsque vous demandez de l’information sur nos produits et services, demandez une soumission et/ou achetez des produits, nous pouvons recueillir des informations vous concernant lesquelles sont décrites ci-dessous :
Ces informations sont collectées afin de :
Lorsque vous postulez un emploi au sein d’Inoria, nous recueillons des Renseignements personnels vous concernant par courriel, par téléphone ou en présentiel lesquels sont décrits ci-dessous :
Ces Renseignements personnels sont recueillis dans le cadre de la gestion des communications avec le postulant et dans le cadre de la gestion du dossier de l’employé.
Si vous choisissez de participer à nos sondages, concours, événements et demandes d’informations, nous pouvons recueillir des informations vous concernant en rapport avec le sondage, le concours, la demande d’informations ou l’événement dont notamment, votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone; et des informations générales sur vous que vous choisissez de fournir. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour les besoins de marketing.
Si vous communiquez avec nous par téléphone, nous pouvons enregistrer cet appel et vous demander de nous fournir vos coordonnées, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
Si vous visitez nos bureaux, il peut vous être demandé de vous enregistrer en tant que visiteur et de fournir votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, ainsi que l’heure et la date de votre arrivée.
Inoria limite la communication et la divulgation de vos Renseignements personnels à des fins autres que celles mentionnées précédemment, mais notez les précisions et exceptions suivantes :
Nous pouvons partager vos Renseignements personnels pour répondre à des demandes d’application de la Loi, à des ordonnances de tribunaux ou à d’autres procédures légales ou si nous pensons qu’une telle divulgation est nécessaire pour enquêter, prévenir ou répondre à des activités illégales, des fraudes, des menaces physiques ou tel que requis par toute autre loi ou réglementation applicable et dans la mesure nécessaire pour protéger la propriété, les intérêts et les droits d’Inoria.
Nous pouvons partager vos Renseignements personnels avec une entreprise exerçant une activité dont l’objet est la conservation de documents pour leur valeur informative générale.
Nos employés peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels dans le but de nous aider à vous fournir des services. Ils accèdent à ces Renseignements personnels et les utilise conformément à nos instructions, seulement s’ils ont besoin de connaître de telles informations, et dans le cadre d’obligations strictes en matière de confidentialité et de sécurité. Sachez que nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et se conforme à la présente Politique et aux exigences légales et réglementaires en vigueur.
Lorsque vous communiquez des Renseignements personnels à Inoria, vous nous accordez le droit de partager vos Renseignements personnels avec des fournisseurs de services autorisés que nous jugeons acceptables et qui utiliseront ces informations pour nous aider à répondre à vos demandes et à exécuter des services. Veuillez noter que nous ne partagerons que les Renseignements personnels nécessaires à l’utilisation de ces services tiers, uniquement dans le but de vous fournir les services, et que nous nous assurerons que ces fournisseurs autorisés acceptent de garder ces renseignements confidentiels et en sécurité.
Les fournisseurs de services conservent les renseignements dont ils ont besoin pour exécuter les fonctions pour lesquelles ils ont été nommés et nous n’autorisons pas ces tiers à utiliser ou à divulguer vos Renseignements personnels pour leur propre marketing ou à d’autres fins.
Inoria pourrait être impliquée (1) dans la vente ou la location de la totalité ou de la quasi-totalité de ses activités et/ou des actifs dont elle dispose, (2) dans la modification de sa structure juridique par fusion ou autrement, (3) dans une transaction en vue d’obtenir un prêt ou toute autre forme de financement ainsi que (4) dans toute autre transaction similaire (individuellement et collectivement la « Transaction »). Dans le cadre de cette Transaction, nous pouvons céder ou divulguer vos Renseignements personnels à l’organisation cocontractante, actuelle ou potentielle, mais nous exigerons de cette organisation qu’elle accepte de protéger la confidentialité de vos Renseignements personnels d’une manière équivalente à la présente Politique.
Nous utilisons et divulguons librement les données sous une forme anonyme, par exemple, à des fins de statistiques, d’analyse, de calibrage, de gestion et d’amélioration de la qualité en relation avec le Site, les Applications et les services qui y sont offerts, ou pour le développement ou la fourniture d’autres produits et services par Inoria ou au bénéfice de tous les utilisateurs du Site en général. Inoria garantit toutefois que ces données agrégées et anonymisées ne pourront jamais permettre de vous identifier, de quelque manière que ce soit, ni contenir des Renseignements personnels.
Inoria pourra également communiquer vos Renseignements personnels si vous le demandez ou y consentez expressément.
4. VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES SITES INTERNET TIERS
Notre Site peut contenir des liens vers des sites Internet tiers indépendants. Ces sites de tierces parties (« Sites de tierces parties »), dont les liens vous sont fournis uniquement pour votre commodité ne sont pas sous notre contrôle et peuvent être régis par leurs propres politiques de confidentialité. Inoria ne garantit pas et n’est pas responsable de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la divulgation que peuvent faire les Sites de tierces parties de vos Renseignements personnels. Inoria n’assume aucune responsabilité quant à votre utilisation de ces Sites de tierces parties ou à votre accès aux Sites de tierces parties par l’intermédiaire de notre Site. En utilisant notre Site, ou en accédant à des Sites de tierces parties par l’intermédiaire de notre Site, vous dégagez Inoria de toute responsabilité quant aux actions, pratiques et omissions de ces tierces parties.
5. TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’ÉTRANGER
Veuillez noter que vos Renseignements personnels peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec.
Nous nous assurons toutefois de protéger les Renseignements personnels que nous avons sous notre garde, y compris les Renseignements personnels confiés à un fournisseur qu’il soit situés au Québec ou à l’étranger. Nos politiques et pratiques en matière de protection des Renseignements personnels requièrent qu’un engagement écrit soit signé par ce fournisseur de services afin de respecter son obligation de préserver la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels qui lui sont confiés. Cela comprend notamment de mettre en place des mesures de sécurité robustes et efficaces, mais également l’interdiction de divulguer, transférer ou utiliser vos Renseignements personnels à autrui conformément à la législation applicable dans la province de Québec relativement à la protection des renseignements personnels.
6. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous prenons les mesures appropriées pour assurer la confidentialité des Renseignements personnels et pour protéger ces Renseignements personnels contre la perte, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, en tenant compte, en particulier, de la sensibilité des renseignements et des fins auxquelles ils sont destinés.
Inoria utilise des procédures physiques, électroniques et de gestion commercialement raisonnables et appropriées et les standards généralement acceptés dans l’industrie pour sauvegarder et sécuriser les Renseignements personnels que nous recueillons.
En outre, les Renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des Renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.
À noter toutefois, étant donné qu’aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, l’utilisation d’Internet pour transmettre, créer ou héberger des Renseignements personnels comporte toujours un certain risque.
Si vous pensez que vos Renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à contacter avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées apparaissant à la section 15 de la présente Politique.
7. MINEURS
Inoria ne recueille pas sciemment de Renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans.
Si un mineur de moins de 14 ans souhaite utiliser notre Site, nos Applications, nos services ou nous contacter autrement, la collecte des Renseignements personnels de ce mineur ne pourra se faire sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Si nous apprenons que nous avons recueilli des Renseignements personnels involontairement auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, nous veillerons à ce que ces renseignements soient supprimés de nos dossiers le plus rapidement possible. Si vous êtes le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un mineur de moins de 14 ans et que vous savez que votre enfant mineur a fourni des Renseignements personnels, nous vous invitons à contacter avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées apparaissant à la section 15 de la présente Politique afin que nous puissions être en mesure de prendre les actions nécessaires.
8. PÉRIODE DE CONSERVATION
À l’exception des informations non identifiables et anonymisées que nous pouvons conserver à perpétuité et en tout lieu raisonnable, Inoria hébergera et conservera vos Renseignements personnels pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et afin de nous assurer d’être en conformité avec nos obligations légales et réglementaires.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la durée de conservation de vos Renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la vie privée dont les coordonnées apparaissent à la clause 14 de la présente Politique.
9. ACCÈS, RECTIFICATION, MISE À JOUR DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET RETRAIT DU CONSENTEMENT
Vous avez le droit d’accéder à vos Renseignements personnels et d’en obtenir des copies. Vous avez également le droit de mettre à jour, de rectifier et de corriger tout Renseignement personnel qui, selon vous, est inexact ou incomplet. Vous pouvez également exiger la cessation de la diffusion d’un Renseignement personnel vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ce Renseignement personnel par un moyen technologique, lorsque sa diffusion contrevient à la Loi ou à une ordonnance judiciaire. Vous pouvez faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder au Renseignement personnel soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la Loi sont réunies.
Pour ce faire, veuillez soumettre une demande écrite à cet effet à écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée à la section 15, qui vous répondra par écrit dans un délai de 30 jours de la date de réception de toute demande à cet égard.
Si vous désirez obtenir des copies de vos Renseignements personnels, il se pourrait que nous devions vous exiger des frais minimes, lesquels vous seront préalablement divulgués, et ce, simplement afin de couvrir les coûts de la transcription, de la reproduction et/ou de la transmission.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles, le cas échéant, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication des Renseignements personnels recueillis à votre égard.
10. COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES (COURRIELS)
Votre adresse électronique peut être utilisée pour vous envoyer des communications électroniques de temps à autre comme pour vous envoyer du matériel ou des documents publicitaires à l’égard de services qui pourraient, selon nous, vous intéresser. À tout moment, vous pouvez nous demander de cesser de vous envoyer des communications électroniques en contactant le responsable de la protection des Renseignements personnels de Inoria aux coordonnées apparaissant à la section 15 de la présente Politique ou en utilisant les instructions de « désinscription » figurant au bas de ces communications, le cas échéant.
11. TÉMOINS ET AUTRES TECHNOLOGIES DE SUIVI SUR NOTRE SITE, PAR LE BIAIS DE NOS SERVICES ET DANS LES COMMUNICATIONS PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE.
Nous utilisons des outils courants de collecte d’informations, tels que des outils de collecte de données d’utilisation, des témoins (aussi connu sous l’appellation « cookies ») et des technologies similaires pour collecter automatiquement des informations pouvant contenir des Renseignements personnels à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile lorsque vous naviguez sur notre Site, nos Applications ou interagissez avec les courriers électroniques que nous vous avons envoyés.
En accédant et en naviguant sur notre Site et nos Applications, vous consentez à l’utilisation de témoins conformément aux termes de la présente Politique et aux conditions d’utilisation du Site. Vous pouvez contrôler et gérer les témoins de différentes manières. N’oubliez pas que la suppression ou le blocage des témoins peut avoir un impact négatif sur votre expérience utilisateur et que certaines parties de notre Site et nos Applications peuvent ne plus être entièrement accessibles. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez choisir d’accepter ou non les témoins par le biais des contrôles de votre navigateur, qui se trouvent souvent dans le menu « Outils » ou « Préférences » de votre navigateur.
Voir la Politique des témoins.
12. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Inoria réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique. Ces modifications seront affichées sur le Site et entreront en vigueur immédiatement après leur affichage. Nous prendrons des mesures raisonnables, au besoin, pour vous informer de toute modification importante.
Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse ou aux numéros apparaissant à la section 15 de la présente Politique pour obtenir un exemplaire à jour de la Politique.
13. CONDITIONS D’UTILISATION DU SITE
À venir prochainement.
14. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte déposée relativement à l’application de la présente Politique doit être formulée par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Inoria, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
La plainte doit contenir le nom du plaignant, ses coordonnées, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs suffisamment détaillés de la plainte pour que celle-ci puisse être évaluée par Inoria. Le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour être en mesure d’évaluer la plainte.
Veuillez noter que Inoria s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle sujet à obtenir les avis et recommandations de nos conseillers. Une fois la plainte reçue accompagnée de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels, Inoria disposera d’un délai de trente (30) jours pour l’analyser. À la fin de son analyse, le responsable de la protection des renseignements personnels devra transmettre au plaignant une réponse écrite étayant les raisons pour lesquelles la plainte a été acceptée ou refusée.
Inoria s’engage à déployer tous les efforts raisonnables pour traiter chaque plainte dans le délai de trente (30) jours. Cependant, dans l’éventualité où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant sera informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Un dossier distinct sera créé pour chaque plainte reçue, le cas échéant. Le dossier devra contenir la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Vous avez également la possibilité de déposer une plainte par écrit à la Commission d’accès à l’information – Direction de la surveillance à l’adresse suivante : 900-2045, rue Stanley, Montréal, Québec, H3A 2V4 ou par courriel au cai.communications@cai.gouv.qc.ca. Toutefois, nous invitons toute personne intéressée à s’adresser d’abord au responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement de la plainte par Inoria.
15. QUESTIONS, COMMENTAIRES ET RESPONSABLES DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Inoria est responsable des Renseignements personnels sous sa garde ou son contrôle et elle a désigné un responsable qui doit assurer le respect de cette Politique et des lois applicables en matière de protection de Renseignements personnels.
Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la présente Politique et les pratiques de Inoria en matière de Renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des Renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Alain Léonard
Responsable à la protection des renseignements personnels
1255, Philippe Square, Bureau 307
Montréal (QC) H3B 3G1
Courriel : responsableprotectionvieprivee@inoria.com
Tableau des versions et changements
Version | En vigueur à partir du : |
1.0 | 22 septembre 2023 |
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